در نگاه اول، غرفه‌سازی همچون هنری است که به زیبایی و خلاقیت می‌پردازد و در راستای اهداف خود از آن استفاده می کند. ولی تحت هر شرایطی این کار هزینه های خود را در بر خواهد داشت. اینجاست که یک سیستم مدیریت نمایشگاهی باید تشخیص دهد که چه میزان از هزینه برای غرفه سازی نمایشگاهی مناسب بوده و طبق آن عملیات غرفه سازی انجام شود.

استفاده حد اکثری از عناثر دیداری و کم کردن سازه های پر هزینه

می توانید برای بهتر دیده شدن در نمایشگاه ها، قالب آشنایی از خود را در غرفه استفاده کنید که چشم هر بیننده ای را به خود جلب می کند و در ادامه از بنای سازه های چوبی پر هزینه در بخش های دیگر غرفه خود داری کنید. یک موضوع مشترک در اینجا با مراسم های عروسی در ایران دیده می شود: هر چند مدل غذا  هم که برای مهمانان فراهم شود باز هم بعضی مهمان ها ایراد می گیرند.

استفاده از طرح های غرفه سازی مینیمال

امروزه سلیقه مردم به سمت سادگی تمایل دارد و بسیاری از طرح های پیچیده دیگر جایی در میان سلیقه های مردم ندارند. بهترین راه برای صرفه جویی در هزینه استفاده از این طرح ها بجای استفاده از متریال ارزان قیمت در غرفه سازی  است.

استفاده از غرفه پیشساخته (تتریس یا ماکسیما)

پایینترین هزینه غرفه سازی نمایشگاهی را  با استفاده از غرفه سازی پیش ساخته تتریس و ماکسیما خواهید داشت. هزینه غرفه سازی با این متریال ها از 50 تا 80 درصد هزینه های شما را کاهش می دهند. طراحی غرفه با این سیستم ها بسیار ساده بوده و در سریعترین زمان ممکن در محل غرفه نصب می شوند.

عوامل تاثیر گذار در قیمت غرفه سازی نمایشگاهی

قیمت در صنعت غرفه سازی سالانه تغییر می کند و بالاتر می رود ولی عوامل پیشبینی نشده مثل قیمت دلار در قیمت غرفه سازی تاثیر مستقیم دارد. عوامل دیگری غیر اقتصادی هم در قیمت غرفه سازی تاثیر دارند. مثلا قراردادهای لحظه آخری. در تمام نمایشگاه ها بسیاری از غرفه ها در چند روز مانده به نمایشگاه قرارداد غرفه سازی را می بندند که باعث بالا رفتن قیمت تا 2 برابر را خواهد شد.

شرکت‌ها در نمایشگاه‌های داخلی و بین‌المللی با هدف اصلی معرفی محصولات و خدمات خود شرکت می‌کنند. این حضور با انگیزه‌های اقتصادی نظیر افزایش درآمد، سودآوری و جذب مشتریان جدید همراه است. شرایط و هزینه‌های ساخت غرفه نباید به گونه‌ای باشد که شرکت‌ها را از دستیابی به اهداف خود در نمایشگاه باز دارد. گاهی اوقات، هزینه‌های بالای ساخت غرفه موجب می‌شود که شرکت‌ها از شرکت در نمایشگاه صرف‌نظر کنند.

چند نکته در کاهش هزینه غرفه سازی

کاهش متراژ غرفه

کاهش متراژ غرفه باعث کاهش هزینه اجاره غرفه و همچنین کاهش هزینه قرارداد غرفه سازی می شود. نیاز نیست شما فضای زیادی را برای پیاده ولی یا موارد غیر ضروری در نظر بگیرید.

حذف کف سازی در غرفه نمایشگاهی

در غرفه های ساده لزوم به کف سازی وجود ندارد. با حذف کف سازی هزینه هایی مثل موکت پارکت هزینه نجار و … از قرارداد غرفه سازی شما حذف می شوند. البته اینکار مشکلاتی مثل سیم کشی برق سخت برای نور پردازی یا استندها و برق ویترین ها را به همراه خواهد داشت.

شما می توانید از یک موکت ساده که همرنگ محصولات یا حتی رنگ سازمانی شما است استفاده کنید. عدم کفسازی بیشتر در سازه های اسپیس فریم پیشنهاد می شود چون هیچ نیازی به کف سازی ندارد.

تخریب، بازیافت و کاربرد آن در غرفه سازی ارزان قیمت

استفاده از مواد بازیافتی به جای مواد خام، هزینه‌های غرفه سازی را به شدت کاهش می‌دهد و به کم شدن هزینه‌های خرید مواد اولیه و کاهش ضایعات کمک می‌کند.

بررسی نمونه‌های موفق استفاده از بازیافت در ساخت غرفه‌ها و دستاوردهای حاصل از آن می‌تواند به دیگران کمک کند تا از این روش‌ها به نحو احسن استفاده کنند و ایده‌های نوآورانه‌ای را برای ساخت غرفه‌های اقتصادی به اشتراک بگذارند و آن‌ها را عملی سازند.

مقایسه غرفه سازی ماکسیما با غرفه سازی سفارشی

قیمت :

ساختارهای غرفه سازی مدولار معمولاً هزینه کمتر تا چند برابر نسبت به ساختارهای سفارشی دارند، زیرا از مواد کمتری استفاده می‌کنند و در فرآیند ساخت مدولار زباله کمتری تولید می‌شود.

زمان:

زمان لازم برای ساخت غرفه های مدولار تتریس و ماکسیما معمولاً بسیار کمتر است، چرا که از قطعات استاندارد و آماده برای نصب استفاده می‌کنند و ساخت آن‌ها سریع‌تر انجام می‌شود.

حمل و نقل و جابجایی:

ساختارهای مدولار قابلیت حمل و نقل بالایی دارند و معمولاً قابل جمع‌آوری هستند و به راحتی به محل نمایشگاه منتقل می‌شوند.

در حالی که ساختارهای سنتی به دلیل ساخت کامل برخی از بخش‌ها، قابلیت حمل و نقل کمتری دارند و نیاز به وسایل حمل و نقل خاصی دارند.

بهترین زمان بندی برای به حد اقل رساندن هزینه های نمایشگاه

غرفه سازی در نمایشگاه های بین المللی و ملی یکی از مراحل کلیدی و حیاتی برای حضور موفق شرکت ها در این رویدادها است. طراحی و ساخت یک غرفه مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر جذب بازدیدکنندگان، معرفی بهینه محصولات و خدمات و در نهایت، ایجاد ارتباطات تجاری مؤثر داشته باشد.

۱. مراحل غرفه‌سازی و زمان‌بندی

۱.۱. برنامه‌ریزی اولیه

زمان لازم: ۲ تا ۴ هفته

در ابتدا باید در مورد طراحی و برنامه‌ریزی غرفه تصمیم‌گیری شود. این مرحله شامل تعیین اهداف، انتخاب فضای مورد نیاز و تنظیم بودجه است. در این مرحله درخواست از طراحان غرفه نیز می‌تواند انجام شود. مشورت با تیم فروش و بازاریابی برای تعیین نیازهای مربوطه نیز مهم است.

۱.۲. طراحی اولیه

زمان لازم: ۱ تا ۲ هفته

کار با طراحان برای ایجاد طرح اولیه غرفه به این معناست که شما باید ایده‌ها، مختصات فضایی و الزامات خاص را به طراحان ارائه دهید. در این مرحله ممکن است چند دور اصلاحات نیز نیاز باشد تا به طراحی نهایی برسید.

۱.۳. تأیید نهایی و جزئیات

زمان لازم: ۱ تا ۲ هفته

پس از تأیید طرح نهایی، جزئیات بیشتری از جمله انتخاب مواد، رنگ‌ها و المان‌های طراحی باید مشخص شود. تصمیمات مربوط به نورپردازی، نمایش‌ها و وسایل غرفه‌سازی نیز در این مرحله نهایی می‌شوند.

۱.۴. ساخت و تولید

زمان لازم: 4 روز تا 1 هفته

پس از اینکه جزئیات نهایی تأیید شد، زمان لازم برای ساخت و تولید غرفه آغاز می‌شود. این مرحله ممکن است شامل ساخت فیزیکی غرفه، تهیه تجهیزات و تأمین مصالح باشد. اگر غرفه از پیش‌ساخته باشد، زمان کمتری برای آماده‌سازی نیاز است.

۱.۵. نصب غرفه

زمان لازم: 1 تا ۳ روز

در روزهای قبل از افتتاح نمایشگاه، نصب غرفه آغاز می‌شود. این زمان ممکن است بسته به اندازه و پیچیدگی غرفه متغیر باشد. نصب مناسب و بررسی نهایی لوازم و تجهیزات در این مرحله اهمیت بالایی دارد.

۲. عوامل مؤثر در زمان لازم برای غرفه سازی ارزان

۲.۱. اندازه و پیچیدگی غرفه

غرفه‌های بزرگتر و پیچیده‌تر به زمان بیشتری برای طراحی و ساخت نیاز دارند. برای غرفه‌های با طراحی خاص و نیازهای خاص (مانند تعاملی یا چند سطحی)، زمان بیشتری برای غرفه‌سازی لازم است.

۲.۲. نوع مواد و تکنولوژی

استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته (مانند نمایشگرهای دیجیتال بزرگ یا سیستم‌های نورپردازی ) می‌تواند زمان ساخت را افزایش دهد. انتخاب مواد قابل بازیافت نیاز به زمان بیشتری برای تأمین و آماده‌سازی دارد.

۲.۳. تجربه تیم غرفه ساز

تجربه و تخصص تیم طراحی و ساخت می‌تواند به شدت در کاهش زمان لازم برای غرفه‌سازی مؤثر باشد. تیم‌های باتجربه معمولاً می‌دانند که کدام روندها سریع‌تر و کارآمدتر انجام می‌شوند.

۲.۴. دسترسی به تجهیزات

دسترسی به تجهیزات و ابزارهای لازم برای ساخت و نصب نیز عامل مهمی در زمان مورد نیاز برای غرفه‌سازی است. تأخیر در تأمین این تجهیزات می‌تواند زمان کل پروژه را به تأخیر بیندازد.

نتیجه گیری

در عصری که تجربه مخاطب شاهکلید موفقیت در نمایشگاه‌هاست، سامانه غرفه‌سازی و دکوراسیون با ترکیبی از خلاقیت بی‌مرز، فناوری روز و دانش بازاریابی، شما را به قله موفقیت می‌رساند. سامانه غرفه سازی با 20 سال تجربه نمایشگاهی، بهترین مشاور رایگان شما در شرکت در نمایشگاه خواهد بود. بروز ترین اخبار نمایشگاهی را ببینید.